Kaum eine Abschreibungsregel ist so pauschal vorteilhaft und zugleich so wenig bekannt wie diese: Computerhardware und Software können seit 2021 über eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr abgeschrieben werden. Faktisch heißt das Sofortabzug, unabhängig vom Preis. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 26.02.2021 (aktualisiert am 22.02.2022), das die frühere dreijährige Nutzungsdauer der AfA-Tabelle für digitale Wirtschaftsgüter ersetzt hat.
Inhalt
Für welche Geräte und Software die Regel gilt
Das BMF definiert den Anwendungsbereich breit: Desktop-Computer, Notebooks und Tablets, Workstations und Small-Scale-Server, Dockingstations, externe Netzteile sowie Peripheriegeräte von der Tastatur über Monitore und Drucker bis zu Scannern und Kameras. Auf der Software-Seite sind Betriebs- und Anwendersoftware jeder Art erfasst, ausdrücklich auch ERP-Systeme und individuell entwickelte Anwendungen. Eine Preisgrenze existiert nicht: Der 800-€-Laptop fällt genauso darunter wie der 15.000-€-Server. Nicht erfasst sind dagegen Geräte, die keine Computerhardware im Sinne der Definition sind, etwa Smartphones, Maschinensteuerungen oder Netzwerk-Infrastruktur wie Router; für sie gelten weiterhin die Nutzungsdauern der AfA-Tabelle.
So funktioniert die Abschreibung praktisch
Die einjährige Nutzungsdauer ist ein Wahlrecht, keine Pflicht. Wer es nutzt, setzt die vollen Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung ab, und zwar nach Auffassung der Finanzverwaltung ohne monatsgenaue Zwölftelung: Auch der im Dezember gekaufte Laptop ist komplett im Kaufjahr abziehbar. Das Wirtschaftsgut wird trotzdem regulär im Anlageverzeichnis erfasst und bei fortdauernder Nutzung mit dem Erinnerungswert von 1 € geführt. Ein Beispiel: Eine Agentur kauft im November drei Workstations für zusammen 12.000 € netto. Mit der 1-Jahres-Regel mindern die vollen 12.000 € den Gewinn des Kaufjahres; mit der alten 3-Jahres-AfA wären es im ersten Jahr nur 667 € gewesen (zeitanteilig ab November).
Wann sich der Verzicht lohnt
Weil es ein Wahlrecht ist, können Sie auch bewusst über drei Jahre abschreiben, sinnvoll etwa dann, wenn das Anschaffungsjahr ohnehin ein Verlust- oder Niedriggewinnjahr ist und der Aufwand in künftigen, besseren Jahren mehr Steuerwirkung entfaltet. Dieselbe Logik gilt übrigens für die Handelsbilanz: Dort wird die einjährige steuerliche Nutzungsdauer überwiegend nicht übernommen, bilanzierende Unternehmen schreiben handelsrechtlich meist weiter über die tatsächliche Nutzungsdauer ab, was zu Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz führt. Für Einnahmenüberschussrechner spielt das keine Rolle.
Abgrenzung zu GWG und Sammelposten
Vor 2021 lief günstige IT meist über die GWG-Sofortabschreibung (bis 800 € netto) oder den Sammelposten. Beide Wege existieren weiter, sind für Computerhardware und Software aber praktisch bedeutungslos geworden, denn die 1-Jahres-Regel erreicht dasselbe Ergebnis ohne Preisgrenze. Relevant bleiben GWG und Sammelposten für alle anderen Wirtschaftsgüter, vom Bürostuhl bis zum Werkzeug. Und wer größere IT-Investitionen plant, kann zusätzlich den Investitionsabzugsbetrag nutzen und bis zu 50 % der Kosten schon vor der Anschaffung gewinnmindernd ansetzen.