Der Sammelposten ist die weniger bekannte Alternative zur GWG-Sofortabschreibung: Statt jedes günstige Wirtschaftsgut einzeln über seine Nutzungsdauer zu verfolgen, wandern alle Anschaffungen eines Jahres zwischen 250,01 und 1.000 € netto in einen gemeinsamen Pool, der pauschal über fünf Jahre aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG). Das spart Verwaltungsaufwand, hat aber Eigenheiten, die man kennen sollte.
Inhalt
So funktioniert der Jahrgangs-Pool
Für jedes Wirtschaftsjahr wird ein eigener Sammelposten gebildet. Hinein gehören alle abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die selbständig nutzbar sind und deren Anschaffungskosten zwischen 250,01 und 1.000 € netto liegen. Der Pool wird im Jahr der Bildung und in den vier Folgejahren mit jeweils einem Fünftel gewinnmindernd aufgelöst, unabhängig davon, wann im Jahr die Güter angeschafft wurden; eine monatsgenaue Rechnung gibt es hier nicht. Ein Beispiel: Ein Betrieb kauft übers Jahr verteilt zwölf Büromöbel und Geräte für zusammen 9.000 € netto (je zwischen 250 und 1.000 €). Der Sammelposten 2026 beträgt 9.000 € und wird von 2026 bis 2030 mit je 1.800 € aufgelöst.
Die Eigenheit: Der Pool kennt keine Abgänge
Die wichtigste Besonderheit: Scheidet ein Wirtschaftsgut aus dem Pool aus, weil es verkauft, verschrottet oder unbrauchbar wird, ändert das an der Auflösung nichts. Der Sammelposten läuft stur mit 20 % pro Jahr weiter, ein Restbuchwert-Abzug für das ausgeschiedene Gut findet nicht statt; ein etwaiger Verkaufserlös ist schlicht Betriebseinnahme. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich, kann aber bei kurzlebigen Gütern nachteilig sein, deren tatsächliche Nutzungsdauer unter fünf Jahren liegt.
Sammelposten oder GWG: die Entscheidungsregel
Das Wahlrecht muss für jedes Wirtschaftsjahr einheitlich ausgeübt werden, ein Mischen innerhalb desselben Jahres ist ausgeschlossen. Es stehen zwei Modelle zur Wahl: Entweder die GWG-Sofortabschreibung für alles bis 800 € netto (dann laufen Güter zwischen 800 und 1.000 € über die reguläre AfA laut AfA-Tabelle), oder der Sammelposten für alles zwischen 250,01 und 1.000 €. Die Faustregel: Liegen die meisten Anschaffungen unter 800 €, gewinnt fast immer die Sofortabschreibung, weil sie den Aufwand komplett ins erste Jahr zieht. Der Sammelposten lohnt sich vor allem, wenn viele Anschaffungen im Korridor zwischen 800 und 1.000 € liegen, denn dort ersetzt er die oft deutlich längere reguläre Nutzungsdauer (Büromöbel etwa 13 Jahre) durch pauschale fünf Jahre. Für Computerhardware und Software spielt der Sammelposten seit 2021 praktisch keine Rolle mehr, dort ist die 1-Jahres-Regel immer überlegen.
Buchung und Dokumentation
Wirtschaftsgüter im Sammelposten müssen nicht einzeln in ein Anlageverzeichnis mit Abschreibungsverlauf aufgenommen werden; es genügt, den Zugang buchmäßig zu erfassen (SKR03: Konto 0485, SKR04: Konto 0675, Auflösung über die entsprechenden Abschreibungskonten). Die Aufzeichnungspflichten sind bewusst schlank gehalten, das ist neben der Pauschalierung der zweite Vereinfachungseffekt des Instruments.